E-pos-etiket

Is daar só iets?

E-pos-etiket.

Veral in 'n besigheidsituasie.

Jy kan mos nie, wanneer jy namens 'n firma, onderneming, maatskappy 'n e-pos stuur dit hanteer soos jy 'n brief aan 'n kollega, vriend of familielid sou stuur nie?

Sekere beginsels kan eenvoudig nie prysgegee word nie.

So ontvang ons onderneming 'n e-pos.

Die naam van die versender is bloot 'n naam en van, kom ons sê maar Erna Groen. Die e-posadres vanwaar die brief kom is bloot 'n algemene e-posverskaffer, sê maar gmail.

Dus 'n brief van ene Erna Groen met adres ernagroen@gmail.com.

Die onderwerp lui bloot: Nuwe bankbesonderhede.

Die briefinhoud het geen verwysing na watter maatskappy dit gestuur het nie. Daar is ook geen briefhoof, maatskappy-embleem of enige prentjie wat mens leiding kan gee nie. Dit word bloot onderteken deur die Erna.

Die nuwe bankbesonderhede is per aanhangsel by die brief aangeheg.

Ek moet dus 'n aanhangsel oopmaak (waarteen antivirusprogramme waarsku) om uit te vind watter maatskappy se bankbesonderhede verander het en of dit enige invloed op ons onderneming het.

*********************************************

Wat sou dan 'n beter, meer korrekte voorstel vir so 'n brief wees?

1) Maak baie seker dat die "naam van versender" wat by die kliënt verskyn DUIDELIK en BESKRYWEND is. Groter maatskappye het hul eie webwerwe met 'n hul eie e-posopsie waaruit die naam afgelei kan word, bv navrae@telkom.co.za of ernagroen@sasol.co.za. Indien jou maatskappy van 'n gratis e-posdiens soos gmail gebruik maak, verander dan die versender naam na die maatskappy naam.

Dus - al is jou e-posadres ernagroen@gmail.com, is die versendernaam byvoorbeeld XYZ.

2) Skep 'n eenvoudige handtekening - dit hoef nie eens 'n prentjie te bevat nie - om die maatskappy te identifiseer. In gmail is die opsie beskikbaar onder die verstellings. Tik bloot die maatskappy se gegewens in. Byvoorbeeld: XYZ (Pty) Ltd, Posbus 123456, Lyttleton, 0154. BTW nr 456123789. Tel nr 015 248 5556. Jy hoef nie tierlantyntjies by te voeg as jy nie weet hoe nie. Die inligting is voldoende.

3) Indien bogenoemde twee punte nie vir jou moontlik lyk nie.... Asseblief, maak dan gebruik van die onderwerpveld om meer verduidelikende inligting te gee. Byvoorbeeld: XYZ (Pty) Ltd - Nuwe bankbesonderhede.

4) Moet onder geen omstandighede 'n e-pos stuur met bloot 'n aanhangsel sonder enige briefinhoud nie. Dit is darem baie swak... Selfs groot maatskappye doen dit.

Tik bloot iets soos: 

Goeie dag
Vind asseblief aangeheg u rekeningstaat vir Oktober.
Met dank

En laastens:

5) Moet nie té familiêr raaknie. Behou professionaliteit - jy tree namens die onderneming op. Selfs al ken jy die kliënt persoonlik, is dit nie nou 'n briefwisseling tussen julle persoonlik nie, maar tussen twee besigheidsentiteite.

Groetnis